TEKNOLOGI PERKANTORAN

PENGERTIAN TEKNOLOGI PERKANTORAN
"teknologi" adalah ilmu yang mempelajari tentang ketrampilan yang dapat mewujudkan sesuatu yang rasional sedangkan "kantor" adalah  tempat dimana berlangsungnya  pekerjaan kantor.  Jadi, teknologi perkantoran adalah ilmu yang diaplikasikan dalam kegiatan perkantoran yaitu digunakan untuk mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim, dan menyimpan data secara efisien dan efektif dengan menggunakan mesin – mesin kantor. 
Teknologi perkantoran dengan pekerjaan kantor adalah satu kesatuan yang tidak dapat di pisahkan . Dalam menyelesaikan pekerjaan kantor di butuhkan cara yang lebih efisien dan efektif maka di zaman yang sudah modern ini banyak kantor yang sudah mengembangkan teknologi perkantorannya dengan menggunakan mesin mesin kantor secara modern . 
Dengan adanya perkembangan teknologi ini akan menimbulkan dampak positif dan dampak negatif bagi suatu kantor yaitu : A. Dampak Positif  1. Sumber Daya Manusia (SDM)  

• Peningkatan mutu kerja
• Meningkatkan kedisiplinan kerja dan penghasilan pegawai 
• Meringankan tenaga dan pikiran pegawai   

2. Prosedur kerjanya 

• Mempercepat dan mempermudah penyelesaian pekerjaan 
• Memperlancar pekerjaan 
• Menyederhanakan prosedur kerja yang sudah ada 

3. Hasil kerjanya  

• Meningkatkan kualitas dan mutu hasil pekerjaan kantor 
• Memperoleh bentuk,ukuran dan jenis hasil pekerjaan kantor yang sama
• Mempertinggi jumlah hasil pekerjaan kantor 

B. Dampak Negatif  
1. Keterbatasan Sumber Daya Manusia (SDM) yang dapat mengakibatkan penganguraan
2. Pemeliharaan mesin yang memerlukan biaya 
3. Menimbulkan rasa ketergantungan terhadap mesin
4. Mengganti dan merubah metode yang sudah ada
5. Kesulitan untuk mencari tenaga kerja yang memiliki ketrampilan tertentu 
B. PENGERTIAN MESIN KANTOR
Mesin kantor merupakan salah satu alat penunjang untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efisien.

Mesin Kantor adalah alat yang di gunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan dan menyimpan data dalam suatu pekerjaan tata usaha yang cara kerjanya bersifat mekanik, elektrik dan magnetik . 

C. JENIS JENIS MESIN KANTOR 

1. Menurut Tenaga Penggeraknya 

• Mesin Manual  : Mesin yang di gerakkan oleh tenaga manusia

• Mesin Listrik    : Mesin yang di gerakkan dengan tenaga listrik atau bateray

2. Menurut Cara Kerja Komponennya 

• Mesin Mekanik   : Mesin - mesin yang rangkaian komponennya tampak bergerak dalam operasiannya

• Mesin Elektronik : Mesin - mesin dengan rangkaian kompenen elektronik, berupa kabel - kabel

3. Menurut Fungsinya 

• Mesin pencatat data / informasi

• Mesin Tik

• Mesin Penomor

• Mesin Dikte  

• Stempel

• Mesin penghitung data / informasi 

• Mesin Hitung 

• Mesin Jumlah

• Cash Register 

• Mesin pengolah data / informasi  
• Komputer 
• Mesin Penjilid
• Mesin Laminating
• Mesin Pemotong Kertas 
• Mesin Penghancur Kertas 
• Proyektor  

• Mesin penggandaan data / informasi

• Mesin Stensil

• Mesin Fotocopy

• Mesin Risograph

• Mesin Offset

• Mesin Printer

• Mesin pengirim data / informasi

• Telephone atau interphone

• Faksimile

• Telex

• Intercom 

• Teleprinter

• Mesin penyimpan data / informasi  

• Microfilm

• Flashdisk

• Tape Recorder 

DAMPAK PERKEMBANGAN MESIN KANTOR

1. Perkembangan kantor semakin lama semakin maju dan mengarah ke efisiensi kerja. Perkembangan ini ditunjukkan dengan ditemukannya mesin-mesin kantor yang mempunyai sifat :
2. Elektronis, sifat ini membantu secara instan supaya tidak banyak menggunakan tenaga manusia
3. Multifungsi, ada mesin yang bisa digunakan berbagai macam kegunaan misalnya mesin scanner biasanya bisa juga digunakan sebagai printer dan digunakan sebagai mesin pengganda (fotocopy)
4. Pengoperasiannya mudah dan simpel, karena menggunakan energi listrik maka mesin akan secara efektif mudah digunakan
5. Tenaga listrik yang digunakan kecil, jika mesin jarang digunakan maka akan menghemat penggunaan energi
6. Harga relatif murah
7. Kemampuan dan kecanggihan mesin semakin tinggi, sesuai dengan perkembangan negara tersebut mesin juga harus mempunyai kecanggihan untuk bisa digunakan dalam menyelesaikan pekerjaan kantor
8. Cara kerjanya otomatis, ada mesin yang secara otomatis dapat digunakan tanpa menggunakan tenaga manusia lagi.

Selain pengaruh terhadap efisiensi kerja, perkembangan mesin kantor juga mempunyai dampak positif terhadap :
Tenaga kerja

• mutu dan kualitas tenaga kerja meningkat
• kedisiplinan dan gairah kerja meningkat
• beban kerja dan pikiran menjadi lebih ringan

Prosedur kerja

• semakin mudah, pekerjaan kantor terselesaikan dengan tepat waktu
• semakin lancar, misalnya dicontohkan dari alur pendistribusian surat dari penerimaan sampai ke pengolahan menjadi lebih lancar
• semakin sederhana
• semakin efisien

Hasil kerja

• kualitas kerja meningkat
• standar mutu tertentu dapat terpenuhi

Dampak negatif perkembangan teknologi mesin perkantoran :

1. Sulitnya mencari tenaga kerja dengan kemampuan dan keterampilan sesuai yang ada 
2. Menambah jumlah pengangguran karena tenaga kerja yang dibutuhkan semakin sedikit
3. Pemeliharaan mesin yang kurang baik akan menimbulkan pemborosan, misalnya mesin fotocopy ketika tidak dipakai sebaiknya dimatikan supaya lebih hemat energi
4. Menambah suara gaduh sehingga menganggu pegawai lainnya, misalnya dalam penggunaan mesin tik manual suara yang ditimbulkan akan mengganggu pegawai lainnya
5. Penggunaan mesin tertentu dapat memerlukan sarana penunjang lainnya yang memerlukan biaya, misalkan dalam pemeliharaan mesinnya harus benar-benar yang berkualitas supaya tidak rusak

Dikutip dari :
http://ucichurriyah.blogspot.co.id/2015/03/perkembangan-teknologi-perkantoran_16.html 
http://sofiaofy.blogspot.co.id/2015/03/perkembangan-teknologi-perkantoran.html

Pengertian Manajemen administrasi perkantoran menurut para ahli :

Edwin Robinson dan William Leffingwell
"Manajemen Perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu."

George R. Terry 
"Manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan.".

Millis Geoffrey
"Manajemen kantor adalah seni membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang ditetapkan."

W.H. Evans
"Administrasi perkantoran merupakan fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi."'

Dengan demikian, pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah pekerjaan perkantoran (office work). Yang termasuk pekerjaan perkantoran diantaranya:

1. Mengetik (typing)
2. Menghitung (calculating)
3. Memeriksa (checking)
4. Menyimpan warkat/arsip (filing)
5. Menelepon (telephoning)
6. Menggandakan (duplicating)
7. Mengirim surat (mailing)
8. Mengadakan
9. Mencatat
10. Menyortir

Tujuan Seputar Pengertian Manajemen Administrasi Perkantoran

Tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam bukunya yang berjudul Office Management and Control, yaitu

1. Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan dan di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien
2. Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya.
3. Membantu perusahaan memelihara persaingan.
4. Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat
5. Membuat catatan dengan biaya minimal

Fungsi Manajemen Administrasi Perkantoran
Kantor sebagai pusat konsentrasi dalam melaksanakan aktivitas organisasi, didalamnya terhadap manusia, uang, material, metode,dan pasar sebagai sumber daya yang akan dikelola. Sumber daya tersebut diperuntukkan bagi pelaksanaan pengumpulan, pengelolaan, penyimpanan, dan penyaluran informasi agar hasil pekerjaan kantor tersebut dapat tercapai tujuan, yaitu tersedianya informasi yang siap pakai, maka hendaklah diterapkan. Fungsi-fungsi manajemen terhadap sumber daya tersebut.
Proses Penerapan Menejemen administrasi Perkantoran :

1. Perencanaan
Kegiatan pertama dari pimpinan organisasi / kantor adalah menyusun perencanaan. Yaitu keseluruhan proses pemikiran dan penentuan cara yang matang dari kegiatan-kegiatan yang akan dikerjakan dimasa yang akan datang, dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan untuk mencapai tujuan yang dimaksud,perlu ditentukan cara mana yang harus ditempuh dengan mempertimbangkan resiko yang mungkin terjadi.Perencanaan terhadap sumber daya manajemen perkantoran perlu benar-benar dirumuskan agar sesuai dengan kebutuhan.Berapa jumlah pegawai yang dibutuhkan dan keahlian yang diharapkan, demikian pula terhadap pengadaan dan pemeliharaan peralatan, tata ruang kantor biaya dan sarana penunjang lainnya,agar tercipta tata hubungan yang efisien.

2. Pengorganisasian
Pengorganisasian adalah keseluruhan proses pengelompokan orang, alat-alat, tugas-tugas, tanggung jawab dan wewenang untuk menciptakan organisasi yang dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan dan kekuatan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan. Pengorganisasian merupakan salah satu dari berbagai tugas pimpinan, sebagai langkah yang harus dilakukan dalam proses manajemen perkantoran .

3. Penggerakan
Penggerakan adalah keseluruhan proses memberikan motif bekerja kepada para pegawai agar mereka mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi. Rencana yang telah dirumuskan harus dilaksanakan oleh orang-orang (para pegawai) yang terkait dalam suatu kerja sama. Untuk maksud tersebut, para pegawai perlu dirangsang untuk bekerja menurut petunjuk / sistem yang telah digariskan sehingga memerlukan penggerakkan. Dalam rangka penggerakkan tersebut, maka kegiatan yang perlu dilakukan oleh pimpinan, antara lain:

1. Mendorong atau memberi semangat kerja
2. Memberi pengarahan dan bimbinga kepada seluruh pegawai.
3. Bertindak sebagai motivator, insfirator dan fasilitator bagi setiap pelaksanaan tugas organisasi.

4. Pengawasan
Pengawasan yaitu proses pengamatan dari pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi guna menjamin agar pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai rencana yang telah ditentukan objek pengawasan dalam bidang manajemen perkantoran meliputi:

1. Kualitas pekerjaan kantor
2. Waktu pekerjaan kantor
3. Meode-metode dan standardisasi pekerjaan kantor
4. Biaya perkantoran
5. Alat peralatan dan perabotan kantor
6. Pelayanan kantor
7. Dokumentasi.

Dikutip dari : http://seputarpengertian.blogspot.co.id/2014/02/seputar-pengertian-manajemen.html